Privacy Policy

We automatically collect:

• IP address
• Device information
• Browser type
• Usage data (pages visited, actions taken)
• Log data and performance metrics

Vareoz is a multi tenant SaaS platform that provides AI powered business tools including 

websites, AI reception, booking systems, CRM, and automation services. We are 

committed to protecting your privacy and handling your personal information in a transp-

arent and secure manner in accordance with applicable laws, including  the Australian 

Privacy Act 1988 (Cth) and international data protection standards. Where applicable, 

we operate as an individual or sole trader business until formal company registration is 

completed.

This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information 

when you use our platform, website, and services

When you use Vareoz, we may collect:

• Full name
• Email address
• Phone number
• Business name and details
• Login credentials (via Firebase Authentication)
• Payment and billing information (processed via Stripe)
• Customer data entered into the platform (e.g., leads, bookings, contacts)

We automatically collect:

• IP address
• Device information
• Browser type
• Usage data (pages visited, actions taken)
• Log data and performance metrics

Google Services (Google Calendar / OAuth)

• Calendar events (read/write access when granted)
• Availability data
• Email address and profile information

Telephony Services (Twilio)

• Call metadata (time, duration, caller ID)
• Call recordings (if enabled)
• SMS logs

Voice AI (ElevenLabs or similar)

• Audio input/output data for call processing

Storage & Media

• Files uploaded (images, documents, videos)

We use your information to:

• Provide and operate the Vareoz platform
• Create and manage user accounts
• Authenticate users securely
• Enable AI reception and call handling
• Process bookings and customer interactions
• Sync calendar availability
• Send transactional emails and SMS (e.g., confirmations, reminders)
• Improve product features and performance
• Provide customer support
• Ensure security and prevent fraud

Vareoz uses AI technologies to:

• Answer customer calls
• Extract booking and lead information
• Automate responses and workflows

These systems may process:

• Voice inputs
• Transcribed text
• Customer interaction data

We do not use your private business data to train public AI models.

We may share your data with trusted service providers:

• Firebase (Google) – Authentication and infrastructure
• Stripe – Payments and billing
• Twilio – Telephony and messaging
• Cloud Hosting Providers (e.g., AWS, GCP, Fly.io, Vercel)
• Analytics Providers

We only share data necessary to provide our services.

We may also disclose information if required by law.

We implement industry-standard security measures:

• Encryption in transit (HTTPS)
• Secure authentication (Firebase Auth)
• Role-based access control
• Data isolation per tenant

Data may be stored in secure cloud servers located in Australia or other regions

Vareoz operates as a multi-tenant platform.

• Each tenant’s data is logically isolated
• Access is restricted based on authentication and tenant context
• No tenant can access another tenant’s data

We retain your data:

• As long as your account is active
• As required for legal and operational purposes

You may request deletion of your data at any time.

Depending on your location, you may have the right to:

• Access your personal data
• Correct inaccurate data
• Request deletion
• Withdraw consent

To exercise your rights, contact us at: hello@vareoz.com.au

We use cookies and similar technologies to:

• Improve user experience
• Analyse platform usage
• Maintain sessions

You can control cookies via your browser settings.

Vareoz is not intended for individuals under 18 years of age.

Your data may be processed in countries outside Australia. We ensure appropriate safeguards are in place.

We may update this Privacy Policy from time to time. Changes will be posted on this page with an updated date.

If you have any questions about this Privacy Policy, contact:

Vareoz Email: hello@vareoz.com.au Website: https://vareoz.com.au

This Privacy Policy includes disclosures required for:

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We only use Google user data to provide user-facing features and do not sell or misuse this data.